Rakennettu Ympäristö 1/2017

Rakennettu Ympäristö 1/17

Kuva: Lupapiste.fi

Metatiedot heti mukaan asiakirjoihin

Sähköistä arkistointia varten piirustusaineiston toi-

mittamisessa prosessin on oltava sujuvaa niin suun-

nittelijalle kuin viranomaisellekin, sillä isoissa hank-

keissa rakennusvalvontaan toimitettavien piirustus-

tenmäärä voidaan laskea sadoissa. Yksi toimituspro-

sessin tärkeä toimintaperiaate on arkistomuotoisten

aineistojen käsittely asiointipalvelussa.

Asiointipalvelu muuntaa piirustukset ja muut

asiakirjat arkistolaitoksen määräyksen mukaiseen

säilytysmuotoon (PDF/A) jo latauksen yhteydessä

ja suunnittelijat allekirjoittavat näkemänsä arkisto-

muotoiset piirustukset varmistaen käsiteltävän ai-

neiston laadun.

Toinen asioinnin sujuvuuteen liittyvä keskeinen

periaate on kuvailu- eli metatietojen automaatti-

nen ja mahdollisimman varhainen liittäminen asia-

kirjoihin. Arkistoinnin metatiedot saadaan viran-

omaisen tiedonohjausjärjestelmistä automaatti-

sesti. Tiedot hankkeesta ja rakennuksista syötetään

palveluun kertaalleen hakemuksen tietoihin, eikä

niitä ole tarpeen käsin syöttää jokaiselle asiakirjal-

le erikseen.

Tieto kunkin asiakirjan sisällöstä saadaan sen tal-

lentavalta suunnittelijalta. Kun asiakirjat on rikas-

tettu kuvailutiedoilla, niitä voidaan hakea arkistos-

ta esimerkiksi osoitteen, kiinteistön, hankkeeseen

ryhtyvän tai suunnittelijan tietojen, päätösajankoh-

dan tai kartalta sijaintikoordinaatin perusteella. Pa-

periarkistoon tehdyt hakukäynnit korvautuvat säh-

köisestä arkistosta sekunneissa tehtävillä kyselyillä.

Sujuvoittaa lupa-asiointia

Piirustuksia ja muita asiakirjoja hyödynnetään nii-

den elinkaaren aikana monessa eri vaiheessa. Ra-

kentamisen aikana lupapiirustukset ja muut raken-

tamisen aikana viranomaisen vastaanottamat pii-

rustukset ovat käytössä suunnittelijoilla, työmaalla

ja katselmuksia suorittavilla tarkastajilla. Koska pii-

rustukset voidaan hakea aina suoraan arkistopalve-

lusta, voidaan katselmuksella varmistua piirustusten

oikeasta versiosta. Hankkeen valmistumisen jälkeen

arkistossa olevista piirustuksista ovat kiinnostuneita

esimerkiksi suunnittelijat, remontoijat ja kiinteistön-

välittäjät. Tulevaisuuden hyödyntämistä varten kun-

tien olisikin hyvä huolehtia built-as-piirustusten ke-

räämisestä hankkeen valmistuessa.

Monessakaupungissaonkäytössäarkistonmyyn-

tipalveluita, joista piirustuksia voi ostaa verkossa

milloin vain. Pääosin verkon myyntipalveluissa on

ollut myynnissä skannattuja piirustuksia, jatkossa

myös syntysähköisiä asiakirjoja suoraan sähköises-

tä arkistosta.

Viranomaisille arkiston koko sisältö on saavutet-

tavissa oman hakunäkymän kautta. Sähköisen ar-

kiston hakutoiminnallisuudet ja sisältö ovat käyttö-

oikeuksin jaettavissa asioiden valmisteluun ja käsit-

telyyn osallistuvien viranomaisten käyttöön, mikä

oletettavasti sujuvoittaa koko lupa-asiointiproses-

sia. Aiemmin yleisesti käytäntönä ollut ”monella

luukulla asiointi” on monessa tapauksessa johtunut

siitä, että saman kunnan eri viranomaisilla ei ole ol-

lut pääsyä toistensa arkistotietoihin ja järjestelmiin.

Täysin sähköisen lupakäsittelyn, sähköisen vas-

taanoton ja arkiston käyttöönoton myötä paperiar-

kiston kasvu saadaan pysähtymään. On kuitenkin

hyvä muistaa, että valtaosa kuntien arkistojen aineis-

toista on yhä paperimuodossa, ja niiden digitoinnis-

sa ja indeksoinnissa eli kuvailutiedoilla rikastamises-

sa menee vielä vuosikausia. Paperiarkistojen hallittu

digitointityö aloitetaan kunnissa nykytilan kartoituk-

sella ja järkevän digitointisuunnitelman laatimisella.

Lupapiste pian käytössä valtaosassa kunnista

Sähköisen arkiston käytön hyvin vauhdikkaan laaje-

nemisen on mahdollistanut valtakunnallisen raken-

nusvalvontojen tiedonhallintapalvelun tarjoava Lu-

papiste. Kokonaispalveluna tuotettava Lupapisteen

tiedonhallinta ei käyttöönotossa vaadi juurikaan tek-

nisiä toimenpiteitä, vaan siinä keskitytään henkilös-

tön kouluttamiseen ja uusien toimintatapojen läpi-

käymiseen. Tällä hetkellä tiedonhallintapalvelun on

ottanut käyttöön jo nelisenkymmentä kuntaa. Seu-

raavan vuoden aikana palvelun odotetaan olevan

käytössä jo valtaosassa Suomen kunnista.

Tietomallipohjainen suunnittelu on monessa toi-

mistossa jo arkipäivää. Viranomaisasioinnissa seu-

raavana isona haasteena on siirtää ja hyödyntää tie-

tomallit suunnittelijan ohjelmistoista asiointipalve-

luiden kautta aina sähköiseen

arkistoon asti. Muita sähköi-

sen arkiston mahdollisia tu-

levaisuuden kehityssuuntia

ovat esimerkiksi liittyminen

julkishallinnon tulevaan ar-

kistoratkaisu SAPA:an sekä ar-

kistopalveluiden tarjoaminen

suunnittelutoimistoille.

■

Diplomi-insinööri

Ilkka Mattila

Kehitysjohtaja. Lupapiste-palvelu.

Oikea asiakirja löytyy arkistosta nopeasti yksinkertaisilla

hakusanoilla tai kartalta selaamalla