Rakennettu Ympäristö 1/2017

Rakennettu Ympäristö 1/17

Sähköisen arkiston hyödyt

ulottuvat luvanhakijalle asti

Piirustustenkäsittelyonmonenkunnanrakennusvalvonnassasiirtynytdigiaikaan

arkistointia myöten. Uudet palvelut ja toimintamallit poistavat manuaalisia

käsittelyvaiheita ja tuovat arkiston piirustukset verkkoon kaikkien saataville.

akentamiseen liittyvä suunnittelutyö on jo

pitkään tehty sähköisissä suunnittelujärjes-

telmissä. Piirustuksia ja tietoja on välitet-

ty rakennuttajien, suunnittelijoiden ja työ-

maan välillä erilaisten sähköisten palveluiden kautta.

Digitaalinen ketju on kuitenkin katkennut lupa-asi-

ointiin. Arkistolain ja kuntien arkistointikäytäntöjen

vuoksi piirustukset on toimitettu rakennusvalvon-

taan paperimuotoisina.

Lopullisen sysäyksen rakennusvalvontojen toi-

mintatapojen ja piirustusten arkistoinnin muutok-

selle antoivat sähköisen lupa-asioinnin voimakas

leviäminen viimeisen kolmen vuoden aikana sekä

laajasti kuntien saataville tulleet uudet, määräysten

mukaiset tiedonhallinta- ja säilytysratkaisut.

Lupabyrokratia keveni

Arkistolaitos reagoi muuttuneeseen tilanteeseen no-

peasti. Se kevensi kuntien sähköisen arkistoinnin lu-

pabyrokratiaa huomattavasti ja antoi vuonna 2016

kaksi uutta, koko kuntasektoria koskevaa määräystä.

Ensimmäinen, toukokuussa annettu määräys ohjeis-

taa kuntien rakennusvalvontoja arkistoimaan kaiken

alun perin sähköiseen muotoon tuotetun (ns. synty-

sähköisen), pysyvästi säilytettävän asiakirja-aineis-

ton yksinomaan sähköisessämuodossa. Toinenmää-

räys annettiin syyskuussa ja se määrittää kaikki ra-

kennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät

sähköiset asiakirjat pysyvästi säilytettäviksi.

Uudet määräykset järkeistävät ja tehostavat pii-

rustusten ja muiden asiakirjojen elinkaaren hallin-

taa huomattavasti. Asiakirjoja ei enää tulosteta lei-

mausta ja arkistoa varten. Paperiaineiston käsitte-

lyyn liittyvät manuaalityövaiheet jäävät pois vähen-

täen suunnittelijoiden ja viranomaisten työtaakkaa

sekä tulostamiseen ja toimittamiseen liittyviä kus-

tannuksia. Erilaisten säilytysaikojen ylläpitoa ja hä-

vityksiä ei uusien asiakirjojen osalta enää tarvita,

vaan kaikki informaatio säilytetään digitaalisessa

muodossa pysyvästi. Aiemmin esimerkiksi pääpii-

rustukset tuli säilyttää pysyvästi, mutta muut piirus-

tukset hävitettiin rakennuksen purkamisen jälkeen.

ILKKA MATTILA

Kuva: Ilkka Mattila

Sähköinen käsittely vaatii hyvät työkalut. Vantaan rakennusvalvonnan Sampo Riikonen

tarkastaa vastaanotettua arkistoitavaa piirustusta isolta näytöltä.